Datenschutzerklärung

Belegio ist ein Belegarchiv: Sie laden Dokumente hoch, wir erkennen den Text, ordnen die Belege mit Hilfe von KI ein und machen sie durchsuchbar. Dafür verarbeiten wir personenbezogene Daten — Ihre Kontodaten und die Inhalte Ihrer Dokumente. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten das sind, wozu wir sie verwenden, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

«Firmenname / Name»
«Straße und Hausnummer», «PLZ Ort»
E-Mail: «datenschutz@…»

«Falls benannt: Datenschutzbeauftragte/r und Kontaktdaten. Sonst diesen Absatz streichen.»

2. Grundsätze

• Ihre Belege gehören Ihnen. Wir verarbeiten Dokumentinhalte ausschließlich, um Ihnen das Archiv bereitzustellen — nicht für Werbung, nicht für Profilbildung und nicht zum Training von KI-Modellen.
• Strikte Mandantentrennung. Jeder Datensatz ist Ihrem Konto zugeordnet; andere Nutzerinnen und Nutzer können Ihre Daten technisch nicht sehen, auch nicht über die Suche oder den Assistenten.
• Kein Tracking. Belegio setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein und lädt keine Tracking-Skripte.
• Speicherort: «Rechenzentrum / Standort, Anbieter, Land». Die KI-Verarbeitung läuft auf «eigener Infrastruktur / Infrastruktur von …» (siehe 7.).

3. Bereitstellung der Anwendung, Protokolle

Beim Aufruf von Belegio verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Fehler- und Betriebsprotokolle der Anwendung enthalten Zeitpunkt, Aktion und technische Kennungen (z. B. Ihre Konto- und Dokument-ID), aber keine Dokumentinhalte. «Aufbewahrungsdauer der Server-Logs, z. B. 14 Tage.» Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

4. Konto und Anmeldung

Fehlgeschlagene Anmelde- und Registrierungsversuche werden zur Abwehr von Missbrauch kurzzeitig gezählt (Rate-Limit); dabei wird kein Profil gebildet.

5. Ihre Dokumente (Belegarchiv)

Hochgeladene Dateien (PDF, Bilder, Office-Dokumente) speichern wir in einem Objektspeicher, verschlüsselt und versioniert. Aus jeder Datei erzeugen wir eine durchsuchbare PDF-Fassung und eine Vorschau, erkennen den Text (OCR) und lassen eine KI Merkmale wie Belegart, Absender, Datum, Beträge, Rechnungsnummer, Fälligkeit und eine kurze Zusammenfassung vorschlagen. Diese Merkmale und der erkannte Text werden gespeichert und für die Volltext- und die Bedeutungssuche indexiert. Alle Schritte dienen nur der Bereitstellung Ihres Archivs; die Ergebnisse können Sie jederzeit korrigieren.

Besondere Kategorien: Welche Dokumente Sie hochladen, bestimmen Sie. Enthalten Belege besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten in Arzt- oder Apothekenrechnungen), verarbeiten wir diese ausschließlich zur Ablage und Suche in Ihrem eigenen Archiv. «Rechtsgrundlage juristisch festlegen — in der Regel Ihre ausdrückliche Einwilligung durch das Hochladen, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.»

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Änderungsprotokoll

Jede Änderung an einem Beleg (Erfassung, KI-Einordnung, Ihre Korrekturen, Schlagwörter, Notizen, Löschen, Wiederherstellen, endgültiges Löschen) wird mit Zeitpunkt, Auslöser (Sie, die KI oder ein Systemdienst) und Vorher-/Nachher-Werten in einem nicht veränderbaren Protokoll festgehalten. Es dient der Nachvollziehbarkeit Ihres Archivs (für Firmenkonten: Anforderungen der GoBD) und ist für Sie unter „Revisionsprotokoll" einsehbar und exportierbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; bei Firmenkonten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten).

7. KI-Funktionen und Archiv-Assistent

Texterkennung, Einordnung, Zusammenfassung, Suche nach Bedeutung, der Archiv-Assistent (Chat über Ihre Dokumente) und die Sprachtranskription laufen auf «eigener Infrastruktur unter ai.nuetzliche.it / Infrastruktur von …, Standort …». Dokumentinhalte, Fragen an den Assistenten und Sprachaufnahmen werden dort nur zur Beantwortung bzw. Verarbeitung Ihrer Anfrage genutzt und nicht zum Training von Modellen verwendet. Sprachaufnahmen werden nach der Umwandlung in Text verworfen. Gespräche mit dem Assistenten speichern wir in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Optionale Funktionen, die Sie selbst einschalten

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — widerrufbar durch Ausschalten der Funktion. Für Google gilt zusätzlich deren Datenschutzerklärung.

«Hinweis für den Betrieb: Der Recherche-Dienst ist konfigurierbar (WEBSEARCH_PROVIDER). Derzeit eingesetzt wird Firecrawl (Sitz USA, Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln — Grundlage prüfen und hier eintragen). Alternativ stehen eine selbst betriebene SearXNG-Instanz und Google Gemini zur Verfügung; auch eine eigene SearXNG-Instanz gibt die Suchbegriffe an externe Suchmaschinen weiter. Wer den Dienst wechselt, ändert diesen Abschnitt, die Tabelle unter 14. und die Fassung in $lib/legal.ts.»

9. Zahlungen

Für den kostenpflichtigen Tarif nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Zahlungsdaten (Karten- oder Kontodaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht und speichern nur Ihre Stripe-Kunden- und Abonnement-Kennung sowie den Tarifstatus. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Grundlage sind Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. E-Mails

Wir senden Ihnen E-Mails zur Bestätigung Ihrer Adresse, zur Anmeldung per Link und — wenn Erinnerungen fällig sind — einen wöchentlichen Überblick. Der Versand läuft über «SMTP-Anbieter, Standort». Werbe-E-Mails senden wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Support-Chat und Fehlermeldungen

Nachrichten im Support-Chat und über „Fehler melden" werden mit Ihrem Konto gespeichert und von unserem Team gelesen; im Support-Chat kann ein KI-Assistent („Beli") auf unserer Infrastruktur antworten. Er führt keine Aktionen in Ihrem Konto aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Cookies und lokale Speicherung

Belegio verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Im lokalen Speicher Ihres Browsers werden Einstellungen (z. B. Farbschema, gesehene Einführung) und eine lokale Kopie Ihres Chat-Verlaufs abgelegt; diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

13. Schriftarten

Die Anwendung lädt die Schriftart Inter von rsms.me und die Schriftart Plus Jakarta Sans von Google Fonts (Google Ireland Limited). Dabei wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche Darstellung). «Empfehlung: Schriftarten selbst hosten; dieser Abschnitt entfällt dann.»

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an andere Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Speicherdauer und Löschung

• Belege: bis Sie sie löschen. Gelöschte Belege liegen zunächst im Papierkorb (Wiederherstellen möglich) und werden erst durch Ihr endgültiges Löschen entfernt — Datei, Metadaten und Suchindex. Bei Firmenkonten erfordert das endgültige Löschen vor Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre ab Ende des Belegjahres) eine Begründung, die im Änderungsprotokoll festgehalten wird.
• Konto: Mit der Kontolöschung (unter „Konto") werden alle Ihre Daten unwiderruflich entfernt — Dokumente, Dateien, Suchindex, Einstellungen, Erinnerungen, Chats, Support-Verläufe und das Änderungsprotokoll. Ein laufendes Abonnement wird beendet. Exportieren Sie vorher Daten, die Sie selbst aufbewahren müssen.
• Sicherungskopien: Wir sichern die Datenbank täglich und bewahren Sicherungen bis zu 12 Monate auf (7 tägliche, 4 wöchentliche, 12 monatliche Stände). Gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Fristen in Sicherungen enthalten sein; Sicherungen werden nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall verwendet.
• Unterhaltungen mit dem Archiv-Assistenten und Ihre Notizen: bis Sie sie löschen — wir löschen sie nicht automatisch.
• Support-Gespräche: 12 Monate nach Abschluss des Gesprächs. Ein noch offenes Gespräch wird nicht gelöscht.
• Fehlermeldungen über „Fehler melden": 12 Monate.
• KI-Nutzungsdaten (welche Funktion wann mit welchem Modell für Sie lief, Token-Zahlen, Dauer) und Ihre Rückmeldungen zu Antworten: 24 Monate.
• Anmeldung: Sitzungen werden 30 Tage nach ihrem Ablauf entfernt, Bestätigungs- und Anmeldelinks 7 Tage nach ihrem Ablauf.
• Protokolle: Server-Logs «Frist»; Anwendungsprotokolle «Frist».
• Zahlungsbelege: soweit wir selbst zur Aufbewahrung verpflichtet sind, 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 20 DSGVO) — unter „Konto" können Sie jederzeit einen vollständigen Export Ihrer Daten als ZIP herunterladen: Originaldateien, Belegdaten, Änderungsprotokoll, Ihre Unterhaltungen mit dem Assistenten, Support-Gespräche, Fehlermeldungen und KI-Nutzungsdaten;
• Berichtigung (Art. 16) — Stammdaten und Belegdaten können Sie selbst ändern;
• Löschung (Art. 17) — einzelne Belege oder das gesamte Konto, siehe 15.;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen;
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3) — für Gmail-Import und Internet-Recherche direkt in den Einstellungen;
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77), z. B. «zuständige Landesbehörde für den Sitz des Verantwortlichen».

Wenden Sie sich dafür an «datenschutz@…».

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die KI schlägt Einordnungen vor, entscheidet aber nichts: Zahlungen werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung markiert, Belege nur auf Ihre Anweisung gelöscht. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

18. Datensicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS); Dateien werden verschlüsselt und in einem versionierten, gegen Überschreiben geschützten Speicher abgelegt; Passwörter nur als Hash (argon2id); strikte Trennung der Konten in Datenbank und Suchindex; protokollierte Änderungen; tägliche Sicherungen mit geprobter Wiederherstellung; Zugriff auf die Server nur für «Kreis der Berechtigten».

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung mit Stand finden Sie auf dieser Seite; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie beim nächsten Anmelden.